Algemene
Voorwaarden
Artikel 1. Toepassing algemene voorwaarden
1.1 Deze algemene voorwaarden gelden op alle aanbiedingen van en overeenkomsten met THE SOCIAL MEDIA OFFICE ongeacht strijdige bepalingen vermeld op documenten van de klant. Door het plaatsen van een bestelling erkent de klant de algemene voorwaarden van THE SOCIAL MEDIA OFFICE te aanvaarden.
Artikel 2. Aanbiedingen, offertes en orderbevestiging
2.1 Alle aanbiedingen en offertes van THE SOCIAL MEDIA OFFICE zijn vrijblijvend tot op het ogenblik van aanvaarding door de klant. Offertes blijven geldig tot 30 kalenderdagen na offertedatum, tenzij anders vermeld.
2.2 De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant de offerte ongewijzigd binnen de 30 kalenderdagen voor akkoord ondertekent en terugzendt aan THE SOCIAL MEDIA OFFICE, dan wel de offerte binnen dezelfde termijn uitdrukkelijk en ongewijzigd goedkeurt per e-mail of via een ander geschreven communicatiemiddel. Elke bestelling of orderbevestiging door de klant verbindt de klant. De overeenkomst vervangt alle eerder afgesloten en/of mondelinge akkoorden.
2.3 De offerte is niet deelbaar en kan bijgevolg niet opgesplitst worden tenzij anders vermeld. Een samengestelde prijsopgave verplicht THE SOCIAL MEDIA OFFICE niet tot het verrichten van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.
2.4 De bestelling wordt uitgevoerd vanaf ontvangst van het voorschot, tenzij nadrukkelijk anders vermeld in de offerte. Het bedrag van het voorschot staat steeds vermeld in de offerte. Indien dit niet expliciet het geval is, bedraagt het voorschot 30% van de totale prijs (excl. btw).
2.5 Aanbiedingen en offertes gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.
Artikel 3. Doorlopende dienstverlening
3.1 Overeenkomsten met een doorlopend karakter (waaronder contentregie, kanaalbeheer, advies- en begeleidingsformules) worden aangegaan voor een initiële termijn van drie maanden, tenzij anders vermeld in de offerte. Na afloop van de initiële termijn wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende periodes van telkens één maand.
3.2 Na de initiële termijn kan elke partij de overeenkomst beëindigen per e-mail, met een opzegtermijn van één maand, ingaand op de eerste dag van de maand volgend op de kennisgeving. Tijdens de opzegtermijn blijven beide partijen hun verbintenissen onverkort nakomen.
3.3 Tijdens de initiële termijn kan de overeenkomst niet worden opgezegd. Beëindigt de klant de overeenkomst toch vroegtijdig, dan blijft de vergoeding voor de volledige initiële termijn verschuldigd, onverminderd de kosten die THE SOCIAL MEDIA OFFICE als gevolg van de vroegtijdige beëindiging moet maken. Het recht op opzegging komt op gelijke wijze toe aan beide partijen. Indien THE SOCIAL MEDIA OFFICE de overeenkomst opzegt, worden lopende werkzaamheden ordentelijk afgerond of overgedragen, en worden vooruitbetaalde bedragen voor niet-geleverde prestaties terugbetaald.
3.4 Bij beëindiging van een doorlopende overeenkomst bezorgt THE SOCIAL MEDIA OFFICE de klant de in het kader van de opdracht beheerde accounts, toegangen en materialen waarop de klant overeenkomstig deze voorwaarden aanspraak kan maken, voor zover alle vervallen facturen zijn voldaan.
Artikel 4. Annulatie van de bestelling
4.1 De annulatie van een bestelling door de klant is mogelijk zolang THE SOCIAL MEDIA OFFICE zijn werkzaamheden nog niet heeft aangevat en mits betaling van een schadevergoeding van 25% van de overeengekomen prijs, met een minimum van 250 euro.
Artikel 5. Levering
5.1 De datum van levering wordt slechts als aanwijzing opgegeven en bindt THE SOCIAL MEDIA OFFICE niet. Vertraging in de levering geeft de klant geen recht op schadevergoeding of prijsvermindering. Indien de vertraging aanzienlijk is, uitsluitend te wijten is aan THE SOCIAL MEDIA OFFICE en aanhoudt na een schriftelijke ingebrekestelling waarin een redelijke bijkomende termijn wordt toegekend, kan de klant de overeenkomst beëindigen voor het nog niet uitgevoerde gedeelte, zonder aanspraak op verdere schadevergoeding.
5.2 Indien de partijen uitdrukkelijk een bindende leveringstermijn zijn overeengekomen, wordt deze termijn verlengd indien de klant in gebreke blijft om informatie, documenten, originelen of beelden (tijdig) over te maken en de verbeterde proeven (tijdig) te aanvaarden, of indien de klant bijkomende bestellingen plaatst.
5.3 THE SOCIAL MEDIA OFFICE houdt de klant op de hoogte van de voortgang van de opdracht en meldt voorzienbare vertragingen zo snel mogelijk, samen met een aangepaste planning.
Artikel 6. Risico
6.1 Alle goederen die toebehoren aan de klant en zich bij THE SOCIAL MEDIA OFFICE bevinden, worden er bewaard op risico van de klant.
Artikel 7. Betalingsmodaliteiten
7.1 Behoudens uitdrukkelijke schriftelijke afwijking vermeld in de overeenkomst, betaalt de klant bij elke bestelling een voorschot van 30% van het door ondertekening van de offerte overeengekomen factuurbedrag. Bij levering van de bestelling is de klant het saldo van 70% verschuldigd, tenzij anders vermeld in de offerte. Doorlopende diensten worden maandelijks gefactureerd, vooraf, tenzij anders overeengekomen.
7.2 Alle facturen zijn betaalbaar op hun vervaldag door overschrijving op het rekeningnummer van THE SOCIAL MEDIA OFFICE (vermeld op alle facturen en offertes).
7.3 Bij laattijdige betaling door één van de partijen is, na aanmaning en het verstrijken van een termijn van 8 dagen, van rechtswege een nalatigheidsintrest verschuldigd overeenkomstig de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag met een minimum van 75 euro, onverminderd het recht om een hogere werkelijke schade te bewijzen.
7.4 THE SOCIAL MEDIA OFFICE behoudt zich het recht voor om de verdere uitvoering van zijn verbintenissen op te schorten totdat de klant de vervallen facturen heeft betaald. Elke vertraging in de betaling door de klant maakt alle verschuldigde sommen ineens opeisbaar. Tevens vervallen de toegestane kortingen bij het niet respecteren van deze algemene voorwaarden.
7.5 Voorschotten en vooruitbetaalde maandbedragen worden aangewend voor de uitvoering van de opdracht. Indien de opdracht door toedoen van THE SOCIAL MEDIA OFFICE niet wordt aangevat, wordt het betaalde voorschot integraal terugbetaald.
Artikel 8. Klachten - Protest van de factuur
8.1 Elk protest dient per gemotiveerde aangetekende brief of per e-mail met ontvangstbevestiging aan THE SOCIAL MEDIA OFFICE te worden bezorgd binnen een termijn van 8 dagen. Voor klachten of betwistingen met betrekking tot de geleverde diensten vangt de termijn aan daags na levering. Met betrekking tot de factuur begint de termijn op de factuurdatum. Bij gebrek aan tijdig protest zijn de diensten en facturen definitief aanvaard en is betaling verschuldigd.
Artikel 9. Aansprakelijkheid - Algemeen
9.1 THE SOCIAL MEDIA OFFICE verbindt zich ertoe alle te verstrekken diensten met zorg uit te voeren. Alle prestaties van THE SOCIAL MEDIA OFFICE zijn middelenverbintenissen. THE SOCIAL MEDIA OFFICE is niet aansprakelijk voor fouten in de uitvoering te wijten aan onvoldoende of verkeerde input door de klant.
9.2 Behoudens in geval van opzet of zware fout kan THE SOCIAL MEDIA OFFICE niet aansprakelijk worden gesteld voor lichte fouten van hem of zijn aangestelden. THE SOCIAL MEDIA OFFICE kan, ongeacht de oorzaak, de vorm of het voorwerp van de vordering, in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor enige gevolgschade, zoals verlies van verwachte winst, daling van omzet, verhoogde operationele kosten of verlies van cliënteel, die de klant of derden zouden lijden ten gevolge van enige fout of nalatigheid van THE SOCIAL MEDIA OFFICE of een aangestelde.
9.3 De aansprakelijkheid van THE SOCIAL MEDIA OFFICE met betrekking tot aan de klant geleverde diensten is in elk geval beperkt tot ofwel de terugbetaling van de door de klant betaalde prijs, ofwel het opnieuw uitvoeren van de diensten, naar keuze van THE SOCIAL MEDIA OFFICE. De totale aansprakelijkheid van THE SOCIAL MEDIA OFFICE zal nooit meer bedragen dan de prijs die door de klant aan THE SOCIAL MEDIA OFFICE werd betaald voor de diensten die aanleiding gaven tot het schadegeval.
9.4 Indien en voor zover een goede uitvoering van de overeenkomst dit vereist, heeft THE SOCIAL MEDIA OFFICE het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden.
9.5 Wat de diensten afkomstig van derde leveranciers betreft, aanvaardt THE SOCIAL MEDIA OFFICE geen enkele aansprakelijkheid boven of anders dan de aansprakelijkheid die de derde leveranciers aanvaarden voor hun producten of diensten.
9.6 Partijen erkennen onderling e-mail als wettelijk en geldig bewijsmateriaal.
Artikel 10. Advertentiediensten en socialemediaplatformen
10.1 De resultaten van organische en betaalde socialemediacampagnes zijn mede afhankelijk van platformen (waaronder Meta, LinkedIn, TikTok, Google) waarover THE SOCIAL MEDIA OFFICE geen controle heeft. Wijzigingen in algoritmes, advertentiebeleid, functionaliteiten of tarieven van deze platformen, alsook schorsingen, beperkingen of blokkeringen van accounts door het platform, maken geen tekortkoming van THE SOCIAL MEDIA OFFICE uit en geven geen recht op schadevergoeding of prijsvermindering. Prognoses inzake bereik, interactie of conversie zijn steeds indicatief.
10.2 Advertentieaccounts, bedrijfspagina's, pixels en aanverwante bedrijfsmiddelen worden aangemaakt op naam en voor rekening van de klant, die er eigenaar van is en blijft. THE SOCIAL MEDIA OFFICE treedt op als gemachtigde beheerder voor de duur van de samenwerking. Bij beëindiging van de samenwerking draagt THE SOCIAL MEDIA OFFICE het beheer van deze accounts en bedrijfsmiddelen ordentelijk over aan de klant en verwijdert zij haar eigen toegangen, voor zover alle vervallen facturen zijn voldaan.
Artikel 11. Aansprakelijkheid software
11.1 Onverminderd artikel 9 geldt inzake software het volgende: de feilloze werking van een computerconfiguratie (het geheel van hardware en software) kan nooit volledig worden gegarandeerd, zowel wegens externe factoren (stroomuitval of -storing, blikseminslag, …) als wegens factoren eigen aan de computerconfiguratie (defecten, netwerkstoringen, onontdekte fouten in systeem- en toepassingssoftware, …), zodat onder meer onverwacht verlies van (zelfs alle) programma's en/of gegevens kan optreden. De klant verbindt zich ertoe aangepaste mechanismen voor de beveiliging, de bewaring en de herstelling van gegevens te installeren.
Artikel 12. Intellectuele eigendomsrechten
12.1 Onder Intellectuele Eigendomsrechten wordt verstaan: alle intellectuele, industriële en andere eigendomsrechten (ongeacht of deze geregistreerd zijn of niet), met inbegrip van maar niet beperkt tot auteursrechten, naburige rechten, merken, handelsnamen, logo's, tekeningen, modellen of aanvragen tot registratie als tekening of model, octrooien, aanvragen tot octrooien, domeinnamen, knowhow, alsmede rechten op databanken, computerprogramma's en halfgeleiders.
12.2 De Intellectuele Eigendomsrechten verbonden aan het visuele ontwerp van door THE SOCIAL MEDIA OFFICE gecreëerde websites, content en grafisch materiaal worden overgedragen aan de klant. Deze overdracht geldt in de meest volledige omvang, voor alle exploitatievormen, voor de gehele duur van het betreffende recht en voor de gehele wereld, en vindt plaats op het ogenblik van de integrale betaling van alle door de klant verschuldigde bedragen. Indien het geleverde werk foto's of illustraties bevat die niet door de klant werden aangeleverd maar door THE SOCIAL MEDIA OFFICE werden betrokken via een beeldbank, al dan niet tegen betaling, is de gebruikslicentie van de klant op deze beelden afhankelijk van de voorwaarden van die beeldbank. In de regel is deze gebruikslicentie niet-exclusief. THE SOCIAL MEDIA OFFICE verstrekt geen enkele garantie met betrekking tot deze beelden.
12.3 Op strategische documenten, audits, rapporten, handleidingen, guidelines, playbooks en gidsen die THE SOCIAL MEDIA OFFICE voor de klant opstelt, verkrijgt de klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor intern gebruik binnen de eigen organisatie. Het gebruiksrecht van de klant op de voor hem opgestelde documenten is onbeperkt in de tijd en blijft ook na de beëindiging van de samenwerking bestaan, ongeacht de reden van beëindiging, voor zover alle verschuldigde bedragen zijn voldaan. De onderliggende methodieken, modellen, structuren, sjablonen en werkwijzen van THE SOCIAL MEDIA OFFICE blijven de exclusieve eigendom van THE SOCIAL MEDIA OFFICE. Het is de klant niet toegestaan deze documenten of de onderliggende methodiek geheel of gedeeltelijk aan derden ter beschikking te stellen, door te verkopen of te laten gebruiken voor commerciële doeleinden buiten de eigen organisatie, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van THE SOCIAL MEDIA OFFICE.
12.4 De klant zal de Intellectuele Eigendomsrechten van THE SOCIAL MEDIA OFFICE te allen tijde respecteren en redelijke inspanningen leveren om die rechten te beschermen. De klant stelt THE SOCIAL MEDIA OFFICE onmiddellijk in kennis van iedere inbreuk door derden op de Intellectuele Eigendomsrechten van THE SOCIAL MEDIA OFFICE waarvan hij kennis neemt.
Artikel 13. Beëindiging van de overeenkomst
13.1 Indien de klant zich schuldig maakt aan een zware contractuele wanprestatie die de klant niet herstelt binnen de 8 dagen na ontvangst van een ter post aangetekende ingebrekestelling, heeft THE SOCIAL MEDIA OFFICE het recht om ofwel (1) de overeenkomst te schorsen totdat de klant zijn verbintenissen is nagekomen, ofwel (2) de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. De niet-betaling van één of meerdere facturen op hun vervaldag wordt steeds beschouwd als een zware contractuele wanprestatie.
13.2 Bij beëindiging van de overeenkomst lastens de klant betaalt de klant alle door THE SOCIAL MEDIA OFFICE verleende diensten, alsook de kosten die THE SOCIAL MEDIA OFFICE moet maken als gevolg van deze beëindiging, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 30% van het bedrag dat THE SOCIAL MEDIA OFFICE nog had kunnen factureren indien de overeenkomst volledig zou zijn uitgevoerd. Voor overeenkomsten met een doorlopend karakter die worden beëindigd tijdens de initiële termijn, geldt in afwijking hiervan de regeling van artikel 3.3: de vergoeding voor de volledige initiële termijn blijft verschuldigd. Het eventueel betaalde voorschot blijft verworven voor THE SOCIAL MEDIA OFFICE
13.3 Elke partij kent de andere partij een redelijke termijn toe om eventuele tekortkomingen te verhelpen, en partijen zoeken steeds eerst naar een minnelijke regeling.
Artikel 14. Geheimhoudingsplicht
14.1 Partijen verbinden zich ertoe de commerciële en technische informatie en de bedrijfsgeheimen die zij vernemen van de andere partij, zelfs na de beëindiging van de overeenkomst, geheim te houden en enkel te gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst.
Artikel 15. Verwerking van persoonsgegevens
15.1 Beide partijen verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming, "AVG") en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. THE SOCIAL MEDIA OFFICE behandelt in het bijzonder alle bedrijfsinformatie, cijfers, strategische documenten en accountgegevens van de klant strikt vertrouwelijk en deelt deze nooit met derden, behoudens voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht en na akkoord van de klant.
15.2 Voor de persoonsgegevens van contactpersonen van de klant (naam, functie, contactgegevens) treedt THE SOCIAL MEDIA OFFICE op als verwerkingsverantwoordelijke. Deze gegevens worden verwerkt om met de klant in contact te treden met betrekking tot de diensten, op grond van de uitvoering van de overeenkomst. De betrokkenen beschikken over de rechten voorzien in de AVG, waaronder het recht op inzage, verbetering, wissing en bezwaar, uit te oefenen via roel@socialmediaoffice.be. Verdere informatie is opgenomen in de privacyverklaring op de website.
15.3 Voor zover THE SOCIAL MEDIA OFFICE in opdracht van de klant persoonsgegevens verwerkt waarvoor de klant verwerkingsverantwoordelijke is (bijvoorbeeld klantenlijsten voor advertentiedoelgroepen of gegevens van volgers), treedt THE SOCIAL MEDIA OFFICE op als verwerker. In dat geval sluiten partijen een verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG, die als bijlage aan de overeenkomst wordt gehecht. De klant garandeert dat hij over een geldige rechtsgrond beschikt voor de verwerkingen die hij aan THE SOCIAL MEDIA OFFICE toevertrouwt.
Artikel 16. Referentie
16.1 De klant gaat ermee akkoord dat het door THE SOCIAL MEDIA OFFICE voor de klant ontwikkelde werk wordt opgenomen in het referentieportfolio van THE SOCIAL MEDIA OFFICE en dat de naam en het logo van de klant daarbij als referentie kunnen worden vermeld. De klant kan zich hiertegen op elk moment verzetten door eenvoudige kennisgeving per e-mail, waarna THE SOCIAL MEDIA OFFICE de vermelding binnen een redelijke termijn verwijdert.
Artikel 17. Overmacht
17.1 Overmachtssituaties, zoals stakingen, publieke onrust, administratieve maatregelen, storingen of beslissingen van socialemediaplatformen en andere onverwachte gebeurtenissen waarover THE SOCIAL MEDIA OFFICE geen controle heeft, bevrijden THE SOCIAL MEDIA OFFICE, voor de duur van de hinder en voor hun draagwijdte, van haar verbintenissen, zonder recht op enige prijsvermindering of schadevergoeding voor de klant.
17.2 Wanneer in bovenstaande situatie geconcludeerd wordt dat het niet meer mogelijk is de verbintenissen redelijkerwijs na te komen, zal de overeenkomst in onderling overleg herzien of ontbonden worden. Eventuele reeds geleverde prestaties door THE SOCIAL MEDIA OFFICE tot aan het moment van overmacht worden alsnog gefactureerd.
Artikel 18. Nietigheid
18.1 Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig is, blijven de overige bepalingen volledig van kracht en vervangen THE SOCIAL MEDIA OFFICE en de klant de nietige bepaling door een bepaling die het doel en de strekking van de nietige bepaling zoveel mogelijk benadert.
Artikel 19. Toepasselijk recht - bevoegde rechtbank
19.1 Het Belgisch recht is van toepassing op de overeenkomsten van THE SOCIAL MEDIA OFFICE. Elk geschil met betrekking tot het sluiten, de geldigheid, de uitvoering en/of de beëindiging van deze overeenkomst wordt beslecht door de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Limburg, afdeling Hasselt, dan wel de ondernemingsrechtbank Antwerpen, afdeling Hasselt, naargelang de aard van het geschil.
.png){kind=logo}
The Social Media Office is Roel Vandereycken.
Vijftien jaar ervaring in communicatie, strategie en contentcreatie. De persoon die uw kanalen doorlicht, is dezelfde die de strategie uittekent, de makers aanstuurt en uw team opleidt.
+32 (0) 473 74 33 48
Gratis e-book: "Hoe doen de grote merken dat dan?"
The Social Media Office brengt social media terug naar waar het hoort: in een volwassen communicatiesysteem.
© 2026 The Social Media Office
Roel Vandereycken BV
BE 0797 554 685